Het is belangrijk om een goede administratie op te zetten en bij te houden. Niet alleen omdat u als ondernemer wettelijk verplicht bent om een goede administratie bij te houden en te bewaren. Het helpt u ook om de juiste bedrijfsbeslissingen te nemen. Met een goede administratie legt u vast wat er in uw onderneming gebeurd en houdt u overzicht.
Voor een wettelijk goed uitgevoerde bedrijfsadministratie zijn de volgende onderdelen belangrijk:
– De facturen, zowel de inkomende als de uitgaande facturen (deze moeten opeenvolgend genummerd zijn).
– Gegevens over uitgaven en ontvangsten, meestal gaan deze per bank of kas.
– Gegevens over de verhouding van privé- en zakelijkheid van goederen en/of diensten. Om hieraan te voldoen dienen er verschillende soorten documenten bewaard te worden.
– Alle gegevens over uw onderneming die u op enigerlei manier vastlegt horen bij uw administratie zoals kasadministratie, kassabonnen, agenda’s in- en verkoopboek, een sluitende kilometeradministraties, ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen, bankafschriften, gevoerde correspondentie, bepaalde software en databestanden. Het is zéér verstandig een aparte zakelijke betaalrekening te openen waardoor privé en zakelijk uit elkaar gehouden kan worden.
– Reken tankbeurten altijd af met uw zakelijke bankpas om BTW over tankbeurten in vooraftrek te kunnen brengen (met een privé-correctie in de laatste BTW aangifte van het kalenderjaar).
– Houd een urenadministratiesysteem bij waarbij u nauwgezet noteert wanneer u hoeveel uur aan welke werkzaamheden hebt besteedt. Dit kan van belang zijn om te kwalificeren voor het urencriterium waardoor er recht ontstaat op zelfstandigen aftrek en eventueel startersaftrek.