U bent wettelijk gezien verplicht om een factuur te versturen als u voor een andere ondernemer werkzaamheden verricht. Voor particulieren is dit anders, dan bestaat deze verplichting niet.
Op uw facturen vermeldt u volgens de verplichtingen van de belastingdienst in ieder geval (met tussen haakjes mijn opmerkingen):
- gebruik een opeenvolgend nummer
- de datum van uitreiking van de factuur (de datum van verzending)
- de datum waarop de levering of de dienst wordt verricht of is voltooid
- naam en adres van de ondernemer die de levering of de dienst verricht
- het btw-identificatienummer van de ondernemer die de levering of de dienst heeft verricht (uw btw nummer dus)
- naam en adres van de afnemer aan wie de levering wordt verricht of de dienst wordt verleend
- het btw-identificatienummer van de afnemer aan wie de levering of de dienst is verricht ingeval van een verlegging van de heffing (In de bouw is in veel gevallen de BTW-verleggingsregeling van toepassing bij werkzaamheden die u als onderaannemer verricht. U dient dit te vermelden op uw factuur.)
- een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of de verleende dienst
- de hoeveelheid (of omvang) en aard van de geleverde goederen of de verleende dienst
- bij een verlegging van de heffing een vermelding van de toepasselijkheid van deze regeling (Op uw factuur vermeldt u dan: de BTW Verleggingsregeling is van toepassing)
- de vergoeding met betrekking tot elk tarief of elke vrijstelling, de eenheidsprijs, de eventuele vooruitbetalingen en andere kortingen die nog niet in de eenheidsprijs zijn begrepen
- het toegepaste tarief
- het btw-bedrag uitgedrukt in euro’s
Betaaltermijn facturen:
Vanaf 16 maart 2013 moeten bedrijven, zonder dat er iets is vastgelegd over de betalingstermijn, facturen binnen dertig dagen aan elkaar betalen.
Afwijken van betaaltermijn moet schriftelijk worden vastgelegd
Indien van de betalingstermijn wordt afgeweken moet dit in een overeenkomst worden vastgelegd tot een maximumtermijn van 60 dagen. Hiervan mag niet worden afgeweken tenzij aangetoond kan worden dat een langere betaaltermijn voor geen van beide partijen nadelig is. Voor opdrachten die de overheid uitbesteedt dient de overheid altijd binnen 30 dagen te betalen, hiervan mag vrijwel niet van worden afgeweken.
Indien een tegenpartij de factuur niet of te laat betaalt mag u een standaardvergoeding voor incassokosten gaan berekenen zonder hiervoor een aanmaning te sturen. Het minimumbedrag van de incassokosten is € 40,-. Daarnaast mag u bij handelstransacties na dertig dagen ook nog een wettelijke rente berekenen van 7,75%
Bewaartermijn facturen:
Het is aan te raden om bij uw factuur een bewijs te doen van de door u geleverde prestatie. Dit kan een urenlijst zijn, een contrabon van uw opdrachtgever of een bewijs van geleverde materialen. Het spreekt voor zich dat u een kopie bewaart van uw verstuurde facturen, bij voorkeur zowel digitaal als op papier. U bent overigens verplicht om deze kopieën van uw administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Daarnaast bestaat er nog een navorderingstermijn van 5 jaar. U doet er dus verstandig aan uw administratie 12 jaar te bewaren.